Roadmap del Proyecto ¡Sí te enseña!
SGCFundetec nació en enero de 2026 con un objetivo concreto: implementar el Sistema de Gestión de Calidad (ISO 9001:2015 y NTC 5555/5581/5663/5666) de FUNDETEC. Con el uso real, las mismas necesidades de la institución fueron ampliando su alcance: hoy es la plataforma integral que soporta la operación académica, financiera, comercial y de comunicación de todas las sedes.
De dónde venimos
Seis meses de construcción continua: cada mes sumó capacidades que hoy usa toda la institución.
Nace la plataforma
Arranca el proyecto como Sistema de Gestión de Calidad. Se construye la base sobre la que crecerá todo lo demás.
- Los 11 procesos del SGC quedan modelados en el sistema (calidad, académico, bienestar, prácticas, SST…)
- Sistema multi-sedes: cada sede ve su propia información
- Asistente de Chat con Inteligencia Artificial que lee documentos (PDF, imágenes) y recuerda la conversación
- Registro de usuarios con correos automáticos y protección reCAPTCHA
- Integración con Google Drive para los archivos institucionales
Contabilidad y presencia legal
El sistema empieza a apoyar el área contable y la imagen pública institucional.
- Módulo de Contabilidad: importación de facturas electrónicas XML con flujo de aprobación y exportación a Excel
- Nueva página de bienvenida institucional con diseño profesional
- Páginas legales exigidas por la normativa colombiana (privacidad, términos, aviso legal)
- Biblioteca Jurídica con documentos almacenados en Google Drive
Empresas, prácticas y datos maestros
El mes de mayor actividad. El sistema absorbe la operación real de prácticas empresariales y ordena sus catálogos.
- 118 empresas de la sede Sincelejo creadas y 93 estudiantes vinculados a sus prácticas
- Convenios con plantillas por sector económico y firma digital
- Todos los catálogos del sistema (sedes, cargos, EPS, programas, periodos…) rediseñados y administrables
- Documentos del SGC almacenados en Google Drive
- Primera socialización con retroalimentación de coordinadores (marzo 2026)
Escritorios por rol e identidad de marca
Cada tipo de usuario recibe un escritorio hecho a su medida y el sistema adopta la imagen oficial FUNDETEC.
- Escritorios personalizados para 13 roles (estudiante, docente, directores, contabilidad…)
- Ingresos y cartera conectados con la pasarela de pagos WOMPI
- Verificación de identidad de personas y empresas con Cédula 360
- Toda la plataforma adopta la identidad de marca FUNDETEC (colores, tipografía, logo)
- Contexto estratégico del SGC (misión, visión, política de calidad) con informe PDF de marca
- Auditoría universal: todo cambio en el sistema queda registrado y es consultable
Evaluación académica (SIE) y matrículas
Llega el corazón académico: notas, asistencia, boletines y el proceso completo de matrícula con su cartera.
- FunBot: asistente virtual que atiende a estudiantes y visitantes
- Módulo de Matrículas con generación automática de cartera y sincronización con Q10
- Separación de funciones: Coordinación de Matrícula Académica vs Financiera
- Sistema Institucional de Evaluación (SIE): malla curricular, planilla digital, asistencia y boletines en PDF
- Manuales de usuario interactivos para cada rol
CRM, Campus Virtual y sitio web público
El sistema sale al público: sitio web institucional propio, gestión comercial de aspirantes y aula virtual. Cierra con pruebas reales junto a los usuarios.
- CRM de Inscripción: seguimiento de aspirantes desde el primer contacto hasta la matrícula, con apoyo de IA
- Campus Virtual: actividades, recursos y entregas por curso
- Sitio web público fundetec.cloud administrable desde el propio sistema (CMS)
- Preinscripción web conectada directamente al equipo de Call Center
- Socializaciones con Coordinación de Virtualidad y Admisiones → 26 requerimientos documentados con actas oficiales
Dónde estamos hoy
Las socializaciones de junio 2026 con los usuarios reales (Coordinación de Virtualidad y Admisiones) produjeron un backlog trazable de 26 requerimientos. Este es su estado verificado contra el código:
Implementado
- REQ-008Consulta Financiera del Estudiante
- REQ-010Corrección/reversión de asistencia con trazabilidad
- REQ-014Aclarar el parámetro 'Parámetros OK'
- REQ-017Espacio de entrega de actividades (Campus Virtual)
- REQ-019Integración Página Web → Call Center
- REQ-020Departamento/Municipio como SELECT (no texto libre)
- REQ-022Sitio web institucional gestionado desde el sistema
- REQ-024Validar flujo 'Ganar y Matricular' presencial
En ajuste
- REQ-002Restringir información financiera global en Admisiones
- REQ-003'Generar Cartera Masiva' exclusivo del área financiera
- REQ-004Diferenciar boletín de notas vs certificado oficial
- REQ-005Módulo de Comunicaciones Institucionales
- REQ-007Ampliar FAQ del Chatbot Institucional (FunBot)
- REQ-011Separar rol Docente académico vs Docente de prácticas
- REQ-015% de Aprobación como métrica administrativa
- REQ-016Depurar permisos/vistas del perfil Docente
- REQ-018Indicadores estratégicos adicionales (Dirección General)
- REQ-023Cargar precios 2026-1 por programa
- REQ-025Aclarar matrícula nueva con valor neto $0 hasta generar cartera
- REQ-026Parametrizar descuento de 15% por pago de contado
Por desarrollar
- REQ-001Examen de Perfil de Ingreso
- REQ-006Directorio Institucional Integrado (accesos directos)
- REQ-009Automatización de Restricciones Financieras
- REQ-012Restringir estructuración de cursos al área académica
- REQ-013Mostrar fotografía del estudiante en SIE
- REQ-021Catálogo de barrios
Foco prioritario acordado con los usuarios
- Segregación de funciones financieras: que Admisiones no vea ni ejecute operaciones exclusivas del área Financiera (REQ-002, REQ-003)
- Restricciones automáticas por mora: alertas y bloqueo de matrícula según cuotas pendientes (REQ-009)
- Estructuración de cursos exclusiva del área académica (REQ-012)
- Carga de la tabla oficial de precios 2026-1 para los 27 programas (REQ-023)
Hacia dónde vamos
Plan de trabajo por fases, con cortes el día 22 de cada mes.
Seguridad y prioridades altas
Resolver los 5 requerimientos de prioridad alta identificados por los usuarios y preparar el plan de pruebas.
- Información financiera visible solo para el área Financiera (REQ-002, REQ-003)
- Alertas y bloqueos automáticos por mora, contando cuotas pendientes (REQ-009)
- Creación de cursos restringida a Coordinación Académica (REQ-012)
- Precios 2026-1 cargados para los 27 programas, con descuento de contado (REQ-023, REQ-026)
- Guiones de prueba por rol listos (con usuarios de práctica por cada perfil)
Pruebas reales · Ciclo 1: Financiero y Admisiones
Los equipos Financiero y de Admisiones/Call Center trabajan sobre el sistema con acompañamiento; sus sugerencias se documentan y se aplican.
- Sesiones de prueba guiada con los roles Financiero, Matrícula Académica/Financiera, Asesores y Admisiones
- Acta de sugerencias del ciclo 1 (nuevos requerimientos REQ-027 en adelante)
- Ajustes al flujo matrícula ↔ cartera según lo probado (REQ-025)
- Roadmap actualizado con los resultados del ciclo
Pruebas reales · Ciclo 2: Docentes y Estudiantes
Docentes y estudiantes validan el SIE, el Campus Virtual y sus escritorios en la operación diaria del semestre.
- Separación de permisos entre docente académico y docente de prácticas (REQ-011)
- Fotografía del estudiante visible en planilla, asistencia y seguimiento (REQ-013)
- Vistas y menús del docente depurados: solo lo que necesita (REQ-015, REQ-016)
- Acta de sugerencias del ciclo 2 y ajustes aplicados
- Roadmap actualizado con los resultados del ciclo
Pruebas reales · Ciclo 3: Dirección y Empresas
Directores de sede, Dirección General y empresas con practicantes validan sus tableros e informes estratégicos.
- Indicadores estratégicos ampliados: deserción, retención, graduados y conversión de aspirantes (REQ-018)
- Boletín de notas claramente diferenciado del certificado oficial (REQ-004)
- Módulo de comunicaciones institucionales visible al estudiante (REQ-005)
- FunBot ampliado con las preguntas frecuentes de la vida académica (REQ-007)
- Acta de sugerencias del ciclo 3 y roadmap actualizado
Nuevos desarrollos del backlog
Construir lo que no existía y quedó priorizado por los usuarios, aprovechando el cierre del semestre.
- Examen de Perfil de Ingreso registrado en el sistema para cada estudiante nuevo (REQ-001)
- Directorio institucional con accesos directos a cada coordinación (REQ-006)
- Catálogo de barrios para datos de ubicación controlados (REQ-021)
- Requerimientos residuales de la socialización de marzo según dependencias externas (seguimientos ENF, evaluaciones por ciclo)
Estabilización, capacitación y cierre
Verificación integral con todos los roles, consolidación de todas las sugerencias y entrega formal.
- Re-prueba integral con los 13 roles del sistema
- Consolidación y cierre de las sugerencias de los 3 ciclos de prueba
- Capacitación final por rol con los manuales interactivos actualizados
- Documentación técnica y funcional completa; acta de entrega
- Margen para hallazgos de la práctica real del inicio de semestre 2027-1
¿Prefieres leerlo como una historia?
El Informe de Implementación cuenta, en lenguaje sencillo y con imágenes reales del sistema, cómo el proyecto nació como Sistema de Gestión de Calidad y creció integrando todos los procesos de la institución —admisiones, matrícula, finanzas, academia y prácticas— conectados entre sí.
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Actualizado: 2026-07-04 · Este documento se ajusta tras cada ciclo de pruebas con los usuarios.