Roadmap del Proyecto ¡Sí te enseña!
SGCFundetec nació en enero de 2026 con un objetivo concreto: implementar el Sistema de Gestión de Calidad (ISO 9001:2015 y NTC 5555/5581/5663/5666) de FUNDETEC. Con el uso real, las mismas necesidades de la institución fueron ampliando su alcance: hoy es la plataforma integral que soporta la operación académica, financiera, comercial y de comunicación de todas las sedes.
De dónde venimos
Seis meses de construcción continua: cada mes sumó capacidades que hoy usa toda la institución.
Nace la plataforma
Arranca el proyecto como Sistema de Gestión de Calidad. Se construye la base sobre la que crecerá todo lo demás.
- Los 11 procesos del SGC quedan modelados en el sistema (calidad, académico, bienestar, prácticas, SST…)
- Sistema multi-sedes: cada sede ve su propia información
- Asistente de Chat con Inteligencia Artificial que lee documentos (PDF, imágenes) y recuerda la conversación
- Registro de usuarios con correos automáticos y protección reCAPTCHA
- Integración con Google Drive para los archivos institucionales
Contabilidad y presencia legal
El sistema empieza a apoyar el área contable y la imagen pública institucional.
- Módulo de Contabilidad: importación de facturas electrónicas XML con flujo de aprobación y exportación a Excel
- Nueva página de bienvenida institucional con diseño profesional
- Páginas legales exigidas por la normativa colombiana (privacidad, términos, aviso legal)
- Biblioteca Jurídica con documentos almacenados en Google Drive
Empresas, prácticas y datos maestros
El mes de mayor actividad. El sistema absorbe la operación real de prácticas empresariales y ordena sus catálogos.
- 118 empresas de la sede Sincelejo creadas y 93 estudiantes vinculados a sus prácticas
- Convenios con plantillas por sector económico y firma digital
- Todos los catálogos del sistema (sedes, cargos, EPS, programas, periodos…) rediseñados y administrables
- Documentos del SGC almacenados en Google Drive
- Primera socialización con retroalimentación de coordinadores (marzo 2026)
Escritorios por rol e identidad de marca
Cada tipo de usuario recibe un escritorio hecho a su medida y el sistema adopta la imagen oficial FUNDETEC.
- Escritorios personalizados para 13 roles (estudiante, docente, directores, contabilidad…)
- Ingresos y cartera conectados con la pasarela de pagos WOMPI
- Verificación de identidad de personas y empresas con Cédula 360
- Toda la plataforma adopta la identidad de marca FUNDETEC (colores, tipografía, logo)
- Contexto estratégico del SGC (misión, visión, política de calidad) con informe PDF de marca
- Auditoría universal: todo cambio en el sistema queda registrado y es consultable
Evaluación académica (SIE) y matrículas
Llega el corazón académico: notas, asistencia, boletines y el proceso completo de matrícula con su cartera.
- FunBot: asistente virtual que atiende a estudiantes y visitantes
- Módulo de Matrículas con generación automática de cartera y sincronización con Q10
- Separación de funciones: Coordinación de Matrícula Académica vs Financiera
- Sistema Institucional de Evaluación (SIE): malla curricular, planilla digital, asistencia y boletines en PDF
- Manuales de usuario interactivos para cada rol
CRM, Campus Virtual y sitio web público
El sistema sale al público: sitio web institucional propio, gestión comercial de aspirantes y aula virtual. Cierra con pruebas reales junto a los usuarios.
- CRM de Inscripción: seguimiento de aspirantes desde el primer contacto hasta la matrícula, con apoyo de IA
- Campus Virtual: actividades, recursos y entregas por curso
- Sitio web público fundetec.cloud administrable desde el propio sistema (CMS)
- Preinscripción web conectada directamente al equipo de Call Center
- Socializaciones con Coordinación de Virtualidad y Admisiones → 26 requerimientos documentados con actas oficiales
Seguridad laboral y transparencia del proyecto
El proyecto se abre al público: cualquiera puede ver en qué va. Y la seguridad y salud en el trabajo deja de vivir en papel para volverse parte del sistema.
- Roadmap público del proyecto, con su línea de tiempo y su plan, abierto a toda la comunidad
- Informe de Implementación: la historia del proyecto contada en lenguaje sencillo, con imágenes reales
- Módulo completo de Seguridad y Salud en el Trabajo: matriz de riesgos, incidentes, inspecciones y comité
- Los indicadores mínimos que exige la ley y la autoevaluación de estándares, calculados por el sistema
- Los datos de salud de los trabajadores quedan protegidos: sólo los ve quien debe verlos
La plataforma, lista para ser propia
Se prepara todo para que FUNDETEC pueda alojar y operar el sistema en su propia infraestructura, sin depender de nadie.
- Paquete de entrega completo, sin claves ni datos sensibles, listo para instalar
- El sistema funciona sin servicios externos: los archivos y la inteligencia artificial pueden ser locales
- Base de datos depurada y documentada, con usuarios de práctica para capacitación
- Ambiente de pruebas independiente, que no toca la operación real
La institución se ve a sí misma
FUNDETEC queda modelada dentro de su propio sistema: sus áreas, sus procesos, quién responde por cada uno y qué parte de la plataforma le sirve.
- Las áreas de la institución y sus líderes quedan registrados y administrables
- El Sistema de Gestión de Calidad pasa de 11 a 13 procesos: se formalizan Gestión Financiera y Comunicaciones
- Mapa de Procesos para la Dirección, con las brechas de cada proceso a la vista
- Página pública «Nuestra Organización»: la institución explicada desde su propia estructura
- El seguimiento del proyecto se administra desde el sistema y baja al detalle de cada tarea
- Kit institucional para generar documentos y propuestas con la identidad de marca
Dónde estamos hoy
Las socializaciones de junio de 2026 con los usuarios reales dejaron un listado trazable de requerimientos. Al retomar el proyecto en septiembre, con los líderes de proceso designados por la institución, se sumaron los ajustes organizacionales que hacían falta. Este es el estado verificado de todo el backlog:
Implementado
- REQ-002Restringir información financiera global en Admisiones
- REQ-003'Generar Cartera Masiva' exclusivo del área financiera
- REQ-008Consulta Financiera del Estudiante
- REQ-010Corrección/reversión de asistencia con trazabilidad
- REQ-014Aclarar el parámetro 'Parámetros OK'
- REQ-017Espacio de entrega de actividades (Campus Virtual)
- REQ-019Integración Página Web → Call Center
- REQ-020Departamento/Municipio como SELECT (no texto libre)
- REQ-022Sitio web institucional gestionado desde el sistema
- REQ-024Validar flujo 'Ganar y Matricular' presencial
En ajuste
- REQ-004Diferenciar boletín de notas vs certificado oficial
- REQ-005Módulo de Comunicaciones Institucionales
- REQ-007Ampliar FAQ del Chatbot Institucional (FunBot)
- REQ-011Separar rol Docente académico vs Docente de prácticas
- REQ-015% de Aprobación como métrica administrativa
- REQ-016Depurar permisos/vistas del perfil Docente
- REQ-018Indicadores estratégicos adicionales (Dirección General)
- REQ-023Cargar precios 2026-1 por programa
- REQ-025Aclarar matrícula nueva con valor neto $0 hasta generar cartera
- REQ-026Parametrizar descuento de 15% por pago de contado
- REQ-027Crear los usuarios de los líderes de proceso designados
- REQ-028Asignar responsable a los 13 procesos del SGC
- REQ-029Reclasificar el perfil del área Financiera
- REQ-030Caracterizar el proceso de Gestión Financiera (GF)
- REQ-031Caracterizar el proceso de Comunicaciones y Mercadeo (CM)
- REQ-032Depurar el catálogo de cargos
- REQ-033Publicar la cosmovisión organizacional
- REQ-034Hacer de la base de datos la fuente única del backlog
- REQ-036Unificar el número de sedes en toda la comunicación
- REQ-041Exigir el permiso del módulo en vistas y servicios, no solo la sesión
Por desarrollar
- REQ-001Examen de Perfil de Ingreso
- REQ-006Directorio Institucional Integrado (accesos directos)
- REQ-009Automatización de Restricciones Financieras
- REQ-012Restringir estructuración de cursos al área académica
- REQ-013Mostrar fotografía del estudiante en SIE
- REQ-021Catálogo de barrios
- REQ-035Levantar los subprocesos con cada líder de área
- REQ-037Cargar al sistema la documentación del SGC
- REQ-038Diligenciar el contexto del SGC de las 8 sedes
- REQ-039Módulo de Bienestar Institucional
- REQ-040Módulo de Compras y proveedores
- REQ-042Designar líder del proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo
- REQ-043Corregir el cálculo del valor de la matrícula
- REQ-044«Ganar y Matricular» con valor, cartera y control de rol en el servidor
- REQ-045Reparar el flujo de cartera, pagos y exportación a Siigo
- REQ-046Proteger la configuración de WOMPI
- REQ-047SIE: cada quien ve y califica solo sus cursos
- REQ-048Coherencia de los catálogos académicos
- REQ-049Ciclo completo de la práctica
- REQ-050Campus Virtual: no perder retroalimentación ni entregas
- REQ-051Separar el ambiente de pruebas de la información real
- REQ-052SG-SST: notificaciones, grupo de la autoevaluación y formatos
- REQ-053Retirar los módulos heredados de otra entidad
- REQ-054Drive: cada quien abre solo sus carpetas
Foco prioritario acordado con los usuarios
- Dar acceso al sistema a los líderes de proceso designados por la institución (REQ-027)
- Asignar un responsable a cada uno de los 13 procesos del SGC (REQ-028)
- Segregación de funciones financieras: que Admisiones no vea ni ejecute lo que es del área Financiera (REQ-002, REQ-003)
- Restricciones automáticas por mora y estructuración de cursos exclusiva del área académica (REQ-009, REQ-012)
Quién responde por cada frente
El mismo backlog, visto desde la organización: cada área con su líder y el avance de lo que le corresponde.
Hacia dónde vamos
Plan de trabajo por fases, con cortes el día 22 de cada mes.
Estimación base: Tallas S 8 h · M 24 h · L 60 h · XL 120 h; 120 h productivas por persona al mes. Se recalcula a medida que cada líder devuelve su kit de validación: lo que marque como faltante entra al plan con su propio tiempo.
Cosmovisión organizacional y retoma
Modelar la organización en el sistema (áreas, procesos, líderes, cobertura), dar acceso a los líderes designados y poner el roadmap al día.
Completada- Modelar la organización en la base de datos
- Registrar las 13 áreas y enlazarlas con los procesos del SGC
- Crear Gestión Financiera y Comunicaciones como procesos del SGC
- Registrar los líderes de proceso y su vínculo con el sistema
- Mapear qué módulos del sistema sirven a cada proceso
- Publicar el Mapa de Procesos dentro del sistema
- Publicar la página pública "Nuestra Organización"
- Corregir las cifras publicadas del proyecto
- Solicitar las identificaciones de los líderes designados
- Crear los usuarios y vincularlos a su área y proceso
- Asignar el responsable de cada uno de los 13 procesos
Segregación de funciones y prioridades altas
Cerrar los requerimientos de prioridad alta: que cada área vea y ejecute sólo lo suyo, y que la mora tenga control automático.
En curso- Ocultar el recaudo institucional a los perfiles no financieros
- Restringir la generación masiva de cartera al área financiera
- Automatizar las restricciones por mora
- Restringir la estructuración de cursos al área académica
- Cargar la tabla oficial de precios por programa
- Levantar los subprocesos con cada líder de área
Cierre de brechas por proceso
Caracterizar Gestión Financiera y Comunicaciones, y llevar a cero los procesos sin software ni responsable asignado.
- Documentar la caracterización de Gestión Financiera
- Cargar las caracterizaciones e indicadores del SGC al sistema
- Diligenciar el contexto estratégico de cada sede
- Validar la plataforma con cada líder de proceso
Pruebas guiadas por rol y capacitación
Probar el sistema con usuarios reales en su trabajo diario, rol por rol, y capacitar a cada área con su manual.
Operación asistida 2027-1
Acompañar la matrícula real del periodo 2027-1 con precios cargados, cartera automática y soporte por área.
Estabilización y auditoría interna
Auditoría interna ISO 9001 sobre el sistema, indicadores en operación y cierre formal del macroproyecto.
¿Prefieres leerlo como una historia?
El Informe de Implementación cuenta, en lenguaje sencillo y con imágenes reales del sistema, cómo el proyecto nació como Sistema de Gestión de Calidad y creció integrando todos los procesos de la institución —admisiones, matrícula, finanzas, academia y prácticas— conectados entre sí.
Leer el Informe completoLleva este roadmap contigo
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Actualizado: 2026-10-25 · Este documento se ajusta tras cada ciclo de pruebas con los usuarios.