De un Sistema de Gestión de Calidad a la plataforma integral de FUNDETEC ¡Sí te enseña!
Cómo una herramienta pensada para certificar la calidad se convirtió, con el uso real, en el sistema que conecta admisiones, matrícula, finanzas, academia y prácticas de toda la institución.
Para leer sin ser experto en tecnología
Este documento explica, en lenguaje sencillo y con imágenes reales del sistema, qué se construyó, por qué, y cómo cada pieza se conecta con las demás para sostener el día a día de FUNDETEC.
Qué es FUNDETEC
FUNDETEC es una institución de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano (ETDH) con presencia en varias regiones de Colombia —sedes como Sincelejo, Barranquilla, Yopal, Villavicencio, Armenia, Acacias y Granada—. Su modelo es la formación técnica laboral por competencias en áreas como Administración, Salud y Gastronomía, orientando a sus egresados hacia la vinculación con el sector productivo.
Como toda institución educativa, maneja un volumen importante de datos de estudiantes, egresados y convenios con empresas, y opera bajo estándares de calidad (ISO 9001, normas técnicas colombianas NTC) y de tratamiento de datos personales (Habeas Data). Ese es el terreno sobre el que se construyó esta plataforma.
Todo empezó por la calidad
En enero de 2026, el objetivo era concreto y acotado: implementar el Sistema de Gestión de Calidad de FUNDETEC conforme a la norma ISO 9001:2015 y las normas técnicas colombianas de la educación para el trabajo (NTC 5555, 5581, 5663, 5666).
Eso significó llevar al sistema los 11 procesos institucionales —dirección estratégica, gestión académica, docencia, admisiones, gestión administrativa, bienestar, prácticas, gestión de indicadores, gestión del talento humano, comunicaciones y seguridad y salud en el trabajo— con su documentación, indicadores y evidencias, y con soporte para varias sedes a la vez.
La idea original terminaba ahí: un repositorio ordenado y auditable de la calidad. Pero al ponerlo a funcionar, apareció algo que no estaba en el plan.
De la calidad a la operación completa
La calidad no vive en un documento: vive en lo que la institución hace todos los días. Al modelar los procesos, quedó claro que para que la calidad fuera real había que tocar la operación: quién ingresa, cómo se matricula, cómo se paga, cómo se enseña y evalúa, y cómo el estudiante llega a su práctica y a una empresa.
Así, mes a mes, el sistema fue absorbiendo procesos que antes vivían en hojas de cálculo, correos o sistemas sueltos: contabilidad, convenios y prácticas, matrículas y cartera, evaluación académica, atención a aspirantes, aula virtual y hasta el sitio web público. Cada incorporación no fue un capricho técnico, sino una necesidad que la propia operación evidenció.
El resultado: lo que nació como un módulo de calidad es hoy una plataforma integral donde los procesos ya no están aislados, sino conectados entre sí.
Los procesos, interconectados
La verdadera transformación no es tener muchos módulos, sino que lo que pasa en uno alimente al siguiente, sin volver a digitar ni perder el rastro. Este es el recorrido de un estudiante a través del sistema:
Aspirante
Se preinscribe en la web pública
Admisiones / CRM
El call center lo atiende y hace seguimiento
Matrícula
Se convierte en estudiante de un programa
Cartera / Finanzas
Se genera su plan de pagos automáticamente
Académico / SIE
Cursos, notas, asistencia y boletines
Campus Virtual
Actividades y entregas por curso
Prácticas
Se asigna a un espacio de práctica
Empresa / Egreso
La empresa lo evalúa; egresa con perfil
Un ejemplo concreto: cuando Admisiones gana un aspirante presencial, el sistema crea al estudiante, lo matricula y le genera la cartera en un solo paso, y le atribuye la comisión al asesor que lo originó. Cuando el docente cierra notas, el boletín del estudiante se actualiza solo. Cuando el área financiera revisa la mora, puede ver el vínculo con lo académico. Nadie vuelve a copiar datos de un lado a otro.
Cómo se ve, módulo a módulo
Un vistazo a las pantallas reales del sistema (con datos de demostración), en el mismo orden en que un estudiante lo recorre.
A El sitio web y la preinscripción
La institución tiene un sitio web propio, administrable desde el mismo sistema. Ahí los aspirantes conocen los programas por escuela y sede, y se preinscriben en línea.
B CRM: del primer contacto a la matrícula
Un tablero tipo "tarjetas" muestra a cada aspirante en su etapa: presentación, negociación, cierre, ganada o perdida. Un asistente de inteligencia artificial ayuda a ordenar el programa de interés.
C Matrícula, cartera y pagos
Cada matrícula genera un plan de pagos según el precio del programa. El área financiera ve el estado de la cartera, los pagos (incluida la pasarela WOMPI) y el vínculo con lo académico.
D Evaluación por competencias (SIE)
El Sistema Institucional de Evaluación maneja la malla curricular, los cursos, la planilla de notas (modelo 30/40/30), la asistencia y los boletines en PDF, con umbrales de aprobación por programa.
E Campus Virtual
El docente publica actividades y recursos por curso; el estudiante entrega sus trabajos y recibe retroalimentación. Los archivos se guardan de forma organizada en Google Drive.
F Prácticas y convenios
La institución gestiona los convenios con empresas y asigna a cada estudiante su espacio de práctica. La empresa evalúa al practicante desde su propio acceso.
G Todo junto, en un solo panel
El escritorio del estudiante reúne en una sola vista lo académico (su rendimiento y boletines), lo formativo (sus prácticas) y lo financiero (su estado de cuenta). Es la mejor prueba de que los procesos están conectados.
H Tableros para decidir
La Dirección General y los directores de sede tienen tableros con indicadores en tiempo real: matrículas, cartera, prácticas, desempeño académico y conversión de aspirantes, con comparación entre sedes.
Un sistema seguro y verificado
La información de estudiantes y empresas es un activo sensible. Por eso el sistema fue endurecido y sometido a una auditoría de seguridad automatizada.
Auditoría externa: riesgo mínimo
Un análisis de seguridad independiente sobre sgc.fundetec.cloud no encontró vulnerabilidades críticas, altas, medias ni bajas. Se aplicaron medidas de protección del servidor, cifrado, cabeceras de seguridad y control de accesos.
Dónde estamos y qué sigue
En junio de 2026 se realizaron pruebas con los usuarios reales (Coordinación de Virtualidad y Admisiones). De ahí salió un listado de 26 mejoras con su estado verificado:
El plan de trabajo Agosto 2026 – Febrero 2027 avanza por fases y, sobre todo, con un método probado: cada etapa termina con pruebas guiadas por rol, donde los usuarios usan el sistema en su trabajo real y sus sugerencias se documentan y se convierten en mejoras. Así el proyecto no se planea "desde el escritorio", sino desde la práctica, y el plan se ajusta con cada ronda.
El detalle completo del pasado, presente y futuro está en el Roadmap del Proyecto, con su línea de tiempo y su plan por fases.
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FUNDETEC · Fundación para el Desarrollo Tecnológico, Empresarial y Cultural del Caribe · Actualizado 2026-07-04